Simple Solutions That Work! Issue 8

100 primario, queda una capa de control que ayuda a que los proveedores se mantengan enfocados en su tarea sin demasiada confusión. Igualmente importante, esto permite que los miembros del comité de inversión se enfoquen en sus tareas diarias de soporte a la fundición; sin distraerse con preguntas de rutina del proyecto. Consejo de nuestro cliente – “Al asignar una persona como nuestro único contacto nos ayudó a asegurarnos un resultado exitoso – controlamos las comunicaciones con el vendedor lo que eliminó confusiones y ayudó a nuestro equipo a lograr los resultados que esperábamos” PROCESO DE REVISIÓN DE ESPECIFICACIONES Una vez que la especificación fue aprobada por el comité de inversiones, se distribuye entre los proveedores finalmente seleccionados. Éstos requerirán algún tiempo para revisarlo y juntar a su equipo si lo encuentran apropiado. Es recomendado tener una reunión de seguimiento para reestablecer objetivos, revisar expectativas, responder preguntas y, (en caso de renovación de plantas existentes) caminar por el área. Cada proveedor potencial debería ser invitado a su propia reunión de revisión de las especificaciones. Aunque esto agrega tiempo al proceso, ofrece conversaciones más transparentes entre el vendedor y el equipo de proyecto. Reuniones de revisión que incluyan a múltiples competidores presenta el riesgo de bajo nivel de compromiso y en último caso agregará tiempo al intervalo que cada proveedor necesita para comprender minuciosamente sus especificaciones y necesidades. En algunos casos, y dependiendo del nivel de documentación de la fundición, puede requerirse a la empresa vendedora que realice los planos de lay-out, identificando equipamiento existente y análisis de los servicios. Asegúrese de reservar tiempo en su planificación en base a las necesidades del lugar y los detalles del proyecto. ENTREGA DE PROPUESTA Una propuesta concienzuda debe incluir un lay-out que no deje aparecer futuras sorpresas durante el curso del proyecto. Típicamente, durante el desarrollo de una propuesta en firme, se producen varias iteraciones con lay-outs propuestos y presentados para revisión. Una propuesta clara detallará obviamente lo que incluye, pero igualmente importante es pedir un listado detallado de lo que no se incluye y está a cargo del comprador. Las responsabilidades del comprador le agregarán claridad al alcance de suministro completo y ayudará al cliente al comparar propuestas que sean “manzanas con manzanas”. Con las soluciones a medida del cliente para fundiciones, es casi imposible tener una comparación manzanas-con-manzanas, pero al comprender el alcance de lo ofertado y lo que queda como responsabilidad del comprador permitirá que el comité del proyecto pueda comprender qué es aceptable y qué no, en base a los costos de cada oferta. Considere conducir una reunión de “pasado de páginas de la propuesta” con todos los propietarios. Es un modo conveniente de revisar la propuesta en su totalidad y responder las preguntas que surgieran. Otras consideraciones comerciales o técnicas a tener en cuenta son: • Garantías deben comprenderse y también qué esperar en caso de no cumplir requerimientos especificados. • Condiciones de venta o plazos de pago deben ser justos para ambas partes. • La clara aceptación de los términos de venta del vendedor o del comprador, claramente deberán ser revisados por gente de legales. • Expectativas de Cambios – los cambios suceden, tenga un entendimiento claro del proceso involucrado en su gestión. • Soporte en la Instalación y necesidades varias en planta – piense detenidamente el nivel de soporte que necesitará de parte del vendedor. Esto puede ir desde una instalación completa llave en mano a simplemente supervisar la instalación. Todo dependerá de la complejidad del proyecto y de la competencia del personal de la fundición. Nota del Caso de Estudio: como detallamos acerca de nuestro caso de estudio, se trata del proyecto de ampliación de una fundición existente y del trabajo de reacomodar su lay- out al agregar una nueva línea de moldeo para arena en verde con el equipamiento auxiliar necesario. Trabajando con las limitaciones del equipamiento ya existente, sistemas de arena, cintas transportadoras, sacudidoras shake-out, todo tuvo que ser medido y documentado. Tomarse el tiempo de documentar minuciosamente la planta existente en 3D brinda tanto