todas las partes implicadas (internas y externas) y quién realizará cada paso, un diagrama de Gantt que muestre claramente el cronograma y todas las fechas de entrega. Uno de los miembros de nuestro equipo añadió algo de contexto de sus días en la industria aeroespacial al decir: “Incluso íbamos más allá y añadiríamos especificaciones para cada producto para todo, es decir, presiones, temperaturas, caudales, fiabilidad, propiedades de fatiga e incluso el cumplimiento de LEED y los requisitos de la cadena de suministro, como que no haya ni un punto de falla en la cadena de suministro para garantizar las entregas. Nosotros y nuestros proveedores manteníamos reuniones de coordinación continuas durante el diseño, la fabricación de las piezas de prueba, las pruebas y la validación para revisar los medios de cumplimiento y todos los resultados de las pruebas..” Construir un sistema de este tipo es una gran inversión que puede pagar dividendos por años ya que busca estandarizar el proceso para evitar confusiones. Con el paso del tiempo, se puede actualizar el sistema para incorporar los nuevos pasos/cambios del proyecto que beneficiarán al proceso. Los dos aspectos clave del éxito de este tipo de sistema es que cada una de las partes (Y casi siempre serán más de dos) participen en el proceso de la revisión del checklist del proceso y que las partes responsables den su conformidad en cada elemento clave del proyecto. Esta es la mejor manera de asegurarnos la rendición de cuentas y evitar los riesgos de un enfoque menos disciplinado. SIGA HABLANDO Los beneficios de tener el proceso documentado como el sistema descripto arriba son muchos, pero obviamente , el mundo nunca gira exactamente como lo deseamos, y por eso, es imperativo continuar comunicados para abordar los inevitables cambios. La manera más efectiva de hacerlo es implementar una herramienta de gestión de proyecto que requiera una frecuencia de comunicación con los líderes de proyecto que previenen inconvenientes que impacten en el proyecto global una vez que han sido identificados. Una parte sencilla del sistema será el acuerdo del modo de comunicación y el requisito de que se involucren las partes involucradas. Este paso es un equilibrio entre el claro liderazgo de cada aspecto del proyecto (incluyendo un responsable general del proyecto en el cliente) y el compromiso de mantener el cronograma de reuniones, aunque solo sea para decir: “todo está bien.” Generalmente, lo que hace que los proyectos descarrilen es el efecto cascada de tareas / responsabilidades individuales que no se hacen. En la mayoría de los casos, esto se debe a la necesidad de que las múltiples partes interesadas sigan comprometidas con el sistema del proyecto y rindan cuentas de los resultados. Para los roles y responsabilidades, normalmente utilizamos una matriz RACI ( Responsabilidad, Rendición de Cuentas, Consulta e Información). Esto ayuda a definir quién hace el trabajo y quién tiene que informarse de ello a diversos niveles. Además de la matriz de Conformidad, la matriz RACI nos ayuda a desarrollar nuestro Plan de Comunicación. Otra hoja de cálculo que indica con qué 70
RkJQdWJsaXNoZXIy NDI4Njg=